sábado, 22 de febrero de 2014

Google, más allá del buscador



Ilustración: Marta Ballester

La mayor parte de las personas asocian Google con un buscador en internet, es casi un axioma de nuestra vida, pero esta empresa de internet ofrece otras muchas posibilidades. Basta con ir a www.google.es y en la barra superior ir a más y, una vez abierto el desplegable, volver a pinchar en todavía más. Allí se abre un universo de aplicaciones para los usuarios que incluyen herramientas para mejorar la productividad de las empresas.

Una de ellas es Google Calendar, un calendario online que funciona por medio del cloud computing y que podemos usar de forma compartida con otras personas, además de nuestro uso individual. Permite organizar nuestra agenda de modo convencional, además de recibir recordatorios de los eventos en un dispositivo móvil o en la bandeja de entrada del PC.

De la misma manera, adjunta archivos o documentos a un evento para poder contar con el material adecuado cuando empiece una reunión, al poder compartirlo ayuda a encontrar el momento adecuado para realizar gestiones con las personas de nuestro ámbito laboral, mientras que la función de agenda inteligente propone horarios de reunión coincidentes para todos. Para mejorar su usabilidad, se puede crear un calendario de eventos e insertarlo en un sitio web.


Otra aplicación opción muy interesante para mejorar la productividad de las empresas es Hangouts, una aplicación que también usa la nube y con la que se puede participar en reuniones de vídeo online desde el portátil, teléfono móvil o tablet. Se puede hablar cara a cara con hasta 15 compañeros o clientes ubicados en cualquier lugar del mundo con tan solo un clic.

Este sistema agiliza el trabajo enormemente ya que se puede añadir un documento desde Google Drive y colaborar con los otros usuarios en tiempo real durante la reunión, sin contar el ahorro de tiempo que permite y, por ende, disminución de costes para las empresas.

Y por último el ya mencionado Google Drive, utilidad con el que se puede acceder a nuestros documentos desde cualquier lugar, pecé o dispositivo móvil y en la web. Basta con descargar Drive en el PC para sincronizar los archivos de tu ordenador con la nube. Al actualizar un archivo en un dispositivo, los cambios se guardan automáticamente en Drive y en el otro dispositivo, por lo que siempre se encuentra la versión más actualizada de los archivos donde los necesites.

Además, permite compartir archivos individuales o carpetas enteras con personas, con todo tu equipo e incluso con clientes, proveedores y socios. Es decir, que varias personas pueden trabajar en tiempo real desde cualquier dispositivo y lugar sobre un mismo documento, bien sea un informe escrito en word, una hoja de gastos en excel o una presentación en power point. O por ejemplo, que todos los empleados puedan acceder a una carpeta compartida de donde obtener documentos de interés.

Esta aplicación es gratuita hasta los 30 GB de espacio de almacenamiento para cada uno de los usuarios, aunque tiene ampliaciones de memoria a precios muy razonables, como son 20 GB más por 4 euros al mes.

Las herramientas mencionadas anteriormente son también gratuitas, y aunque las hay de pago con otros programas, las posibilidades de Google son más que suficientes para las necesidades de una pyme o profesional. Se puede encontrar más información en http://www.google.es/intx/es/enterprise/apps/business/products.html, o poniendo en el mismo buscador de este programa “aplicaciones para Google”.

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